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Failure: Systems at their Limit is a student-run conference organized by first-year MA students in the Media Studies program at Concordia University in Tio'tia:ke/Montreal. 






Virtual Graduate Conference 
May 12-13, 2022

Failure: Systems at their Limit is a student-run conference organized by first-year MA students in the Media Studies program at Concordia University in Tio'tia:ke/Montreal.


Access Plan


In organizing “Failure: Systems at Their Limit”, the 2022 Master's in Media Studies conference at Concordia University, we have sought to put in place and consider a number of access measures throughout the conference.

That said, we understand access as an ongoing process and always welcome suggestions or communication around your access needs. If there is something that is not addressed by this plan, or if you would like more information, please send us an email at failureconference2022@gmail.com.

In creating this plan, we have drawn on the recommendations of the previous year's conference organizers to engage in an ongoing process of knowledge transfer, and we will share the access measures we have considered with the 2023 organizing team.

The following are the access measures we have put in place for each phase of the conference.

Call for proposals:
  • We accepted submissions in multiple formats to address some of the structural limitations often in place in academic conferences that limit who can participate and how.
  • We accepted proposal submissions in the following formats: short 250 word abstract [PDF], short video [mp4] or audio [mp3] of two [2] minutes.
  • Conference participants have the choice to either present their work during the conference or submit it for digital viewing in our media gallery.
  • The application form also includes a section under which you can tell us about your accessibility needs that we may not have covered here.
  • We are also excited about the opportunity to host scholars and presenters from around the world. Therefore, we welcome proposals for presentations in any language, with the requirement that an English transcript be submitted in advance so that we can provide the captioning service.

Website and platforms:
  • The website and the messages posted on the various platforms have been translated into English and French to the best of our ability, within the constraints of time and resources.
  • Image descriptions are included.
  • The organizing committee has collaboratively developed a list of access measures that they would like to see implemented at the conference. They have created a section on the website to inform participants of the accessibility measures and have provided a link to communicate any needs or suggestions to be considered at the event.
  • Our publications use fonts that are more easily accessible to people with dyslexia, such as Verdana, Tahoma, Century Gothic Trebuchet, Calibri, Open Sans.

When selecting projects:
  • As mentioned in the call for proposals, priority was given to projects using an intersectional approach.

Before the conference:
  • An informational meeting with all stakeholders will be held one week prior to the event to provide information about the conference, meet each other, offer training on the platform if needed, and explain access measures.
  • It is possible to provide a pre-recorded presentation to be played at the conference.

During the conference:
  • The conference will be hosted on Zoom which is compatible with most screen readers. A live transcript and captions will be available.
  • For budgetary reasons, ASL translation will be available only for the keynote speaker, unless otherwise requested.
  • The names and pronouns of each participant will be displayed.
  • Participants will provide a visual description of themselves and their Zoom video at the beginning of their presentation, and each image presented in the slides will be described by the speaker.
  • During presentations, we ask that speakers speak clearly and distinctly. Pay particular attention to the rate of speech so that it is easily audible for transcription.
  • We encourage participants to choose a well-lit location for their presentations so that audience members can lip-read and quickly identify who is speaking.
  • We ask that you identify yourself and repeat the question when a question is asked by the audience.

After the conference:
  • The access section of the website will remain active to collect suggestions and comments after the conference.


Plan d’accès


Dans le cadre de l’organisation de la conférence des étudiant.e.s à la maîtrise en étude médiatiques de Concordia 2022, “Failure: systems at their limit”, nous avons tenté de mettre en place et de réfléchir certaines mesures d’accès dès le début du processus de préparation de la conférence.

Nous considérons que l’accès est un processus continu et nous sommes intéressé.é.s. par vos suggestions et idées, laissez-nous savoir si vous avez des besoins qui ne sont pas pris en considération par le plan d’accès. S’il y a quelque chose qui n’est pas abordé par ce plan, ou si vous souhaitez plus d’informations, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse suivante. failureconference2022@gmail.com

Tout d’abord nous nous sommes inspiré.e.s des recommandations des organisateur.rice.s de la conférence de l’année précédente, afin de s’inscrire dans une démarche de transmission de savoir et nous transmettrons les mesures d’accès réfléchies à l’équipe d’organisation 2023.

Voici les mesures d’accessibilité que nous avons prises dans chaque phase de notre conférence.

Dans la phase d’appel à contribution :
  • Nous proposons la soumission des projets sous plusieurs formats afin d’enrayer certaines entraves structurelles souvent en place dans les conférences académiques qui limitent qui et comment l’on peut participer.
  • Vous pouvez soumettre votre proposition avec les formats suivants : court texte résumé de 250 mots [PDF], court vidéo [mp4] ou audio [mp3] de deux [2] minutes.
  • Les participants ont le choix de présenter leur travail pendant la conférence ou de le soumettre pour affichage dans notre galerie média.
  • Le formulaire d’application comprend aussi un espace sous lequel vous pourrez nous communiquer vos besoins d’accessibilité que nous n’aurions pas couverts ici.
  • Nous sommes aussi emballés par la possibilité d’accueillir des académiques et présentateurs à travers le monde. Ainsi, nous acceptons les propositions de présentations dans toutes les langues à condition de fournir une transcription en Anglais préalablement afin que nous puissions assurer le service de sous-titrage.

Sur le site internet et les autres plateformes :
  • Le site internet et les messages diffusés sur les différentes plateformes ont été traduits en anglais et en français au mieux de nos ressources et du temps disponible.
  • Une description des images sera disponible.
  • Le comité d’organisation a établi collaborativement une liste des mesures d’accès qu’il.elle.s aimeraient voir mise en place lors de la conférence. Le site web comporte une section destinée à informer sur les mesures d'accès et un lien pour communiquer les besoins ou les suggestions à prendre en compte lors de l'événement.
  • De plus, nos publications sont en font qui est plus aisément accessible aux personnes dyslexiques telles que Verdana, Tahoma, Century Gothic, Trebuchet, Calibri, Open sans.

Lors du choix des projets :
  • Comme ce fut mentionné dans l’appel à projet une attention spécifique a été portée aux projets employant une approche intersectionnelle.

Avant la conférence :
  • Une rencontre d’information avec tous les conférencier.ère.s sera tenue une semaine avant l'événement pour donner des informations sur le déroulement de la conférence, se rencontrer, offrir, si nécessaire, de la formation sur la plateforme utilisée et expliquer les mesures d’accès.
  • Il est possible de fournir une présentation pré-enregistrée qui sera diffusée lors de la conférence.

Lors de la conférence :
  • La conférence sera hébergée sur la plateforme Zoom, qui est compatible avec la plupart des lecteurs d'écran. Une transcription en direct sera disponible. 
  • En raison du budget limité, une traduction ASL sera disponible pour le conférencier d’ouverture seulement.
  • Les noms et pronoms utilisés seront visibles pour chaque participant.e.s.
  • Une description de l’image sera faite par les participant.e.s au début de leur présentation et chaque images présentées dans les diapositives seront décrites par le conférencier.
  • Pendant votre présentation nous demandons aux conférencier.ère.s de parler clairement et distinctement. De porter une attention particulière au débit afin d’être audible facilement pour la transcription.
  • Choisir un endroit éclairé pour la présentation afin que les membres de l’audience puissent lire sur les lèvres et identifier rapidement qui prend la parole.
  • Nous vous demandons de vous identifier et de répéter la question lorsqu’une question est posée par l’audience.

Après la conférence:
  • La section accès du site internet restera active afin de recueillir les suggestions et commentaires après la conférence.
 
Orange and pink wisps of dry Monstera leaves are pressed flat and cascade out of the bottom right corner of the image. The outline is traced in black and offset slightly down and to the left, thin black lines emerging from the abstract botanical form.

Virtual Graduate Conference 
May 12-13, 2022












Two dry green flowers are pressed flat. Their stems rise out of the bottom of the page, a spray of wispy petals burst forth from them towards the left. The outline is traced in black and offset slightly down and to the left, thin black lines emerging from the abstract botanical form.